Notuleren van vergaderingen met AI
Stapsgewijze instructie voor het maken van notulen met Copilot en ChatGPT: van opname en transcriptie tot gestructureerde notulen en actiepunten. Duidelijke verschillen en wanneer je welke tool gebruikt.
AI kan vergaderingen samenvatten, notulen opstellen en actiepunten uit een transcript halen. Microsoft Copilot is ideaal als je in Teams vergadert en binnen Microsoft 365 wilt blijven. ChatGPT (of een vergelijkbare chatbot) is geschikt als je een transcript hebt en maximale controle wilt over structuur en prompt. Op deze pagina leggen we beide werkwijzen uit en geven we concrete voorbeeldprompts.
Inhoudsopgave
Copilot vs. ChatGPT voor notuleren
Wanneer welke tool gebruiken?
Voor het notuleren van vergaderingen met AI kun je zowel Microsoft Copilot als ChatGPT (of vergelijkbare chatbots) gebruiken. De keuze hangt af van waar je vergadert, hoe je opneemt en of je in de Microsoft-omgeving werkt.
Wanneer Microsoft Copilot
- Vergaderingen in Microsoft Teams: Copilot kan live in de vergadering meeluisteren en automatisch notulen en actiepunten voorstellen.
- Je wilt niet handmatig een opname uploaden: Copilot in Teams koppelt direct aan de vergadering.
- Notulen direct in Word of OneNote: Copilot kan notulen in je document bewerken of aanvullen.
- Je organisatie gebruikt Microsoft 365: dan is Copilot vaak al beschikbaar en voldoet aan hetzelfde beveiligings- en compliancebeleid.
Wanneer ChatGPT (of vergelijkbare chatbot)
- Je hebt een transcript of opname van een vergadering (van welk platform dan ook) en wilt die omzetten naar notulen.
- Geen Teams of geen Copilot-licentie: je plakt het transcript in ChatGPT en vraagt om notulen.
- Je wilt uitgebreide, gestructureerde prompts gebruiken: rol, format, actie-extractie in één keer.
- Vergaderingen op Zoom, Google Meet, of opname via eigen tool: eerst transcriptie (bijv. met een spraak-naar-teksttool), daarna de tekst in ChatGPT.
Verschil per aspect
| Aspect | Copilot | ChatGPT |
|---|---|---|
| Opname & transcriptie | In Teams: vaak geïntegreerd (live transcript + Copilot-notulen). Geen aparte upload. | Zelf opname maken en laten transcriberen (bijv. Whisper, Teams-export, andere tool), daarna transcript plakken in de chat. |
| Waar notulen ontstaan | In Teams (na vergadering) of in Word/OneNote via Copilot. Alles binnen Microsoft. | In de ChatGPT-chat. Je kopieert het resultaat naar Word, Notion of e-mail. |
| Sturing via prompt | Meestal korte instructies of vooraf ingestelde opties (bijv. "samenvatting", "actiepunten"). Minder ruimte voor lange, maatwerk-prompts. | Volledige vrijheid: lange prompts, vaste structuur, rol ("je bent notulist"), format (Markdown, tabel acties), meerstaps ("eerst notulen, dan actielijst"). |
| Kosten & toegang | Vaak via Microsoft 365-abonnement (Copilot for Microsoft 365). Afhankelijk van licentie. | Apart abonnement (ChatGPT Plus/Team). Geen koppeling met Teams; wel met elk transcript dat je plakt. |
Workflow: van opname tot notulen
Vier stappen die bij zowel Copilot als ChatGPT van toepassing zijn
Opname maken
Neem de vergadering op (Teams, Zoom, Google Meet of een recorder). Veel platforms bieden ingebouwde opname en soms live transcriptie. Let op: informeer deelnemers en check het privacy-/opnamebeleid van je organisatie.
Transcriptie verkrijgen
Als er geen live transcript is: exporteer het transcript uit Teams (na de vergadering) of gebruik een spraak-naar-teksttool (bijv. Whisper, Otter, of de transcriptiefunctie van het platform). Je hebt ruwe tekst nodig waar de AI op kan werken.
Notulen laten genereren
Copilot: in Teams na de vergadering de Copilot-samenvatting en actiepunten gebruiken, of in Word/OneNote het transcript (of de samenvatting) aan Copilot geven. ChatGPT: plak het transcript in een nieuwe chat en gebruik een duidelijke prompt (zie voorbeelden hieronder).
Controleren en afronden
Lees de gegenereerde notulen altijd na. Vul ontbrekende namen, besluiten of acties aan. Verwijder fouten of onduidelijkheden. Deel de notulen volgens jullie vaste werkwijze.
Copilot in de praktijk
Waar en hoe je Copilot voor notulen gebruikt
Tijdens of na een Teams-vergadering
Open de vergadering in Teams → na afloop vind je bij "Samenvatting" of via Copilot een overzicht. Je kunt vragen om "actiepunten", "besluiten" of "volgende stappen". Soms kun je de samenvatting naar Word exporteren en daar verder bewerken met Copilot.
In Word met bestaand transcript
Plak het transcript in een Word-document. Selecteer de tekst → roep Copilot aan (bijv. via het Copilot-paneel) → vraag: "Maak van deze tekst formele notulen met kopjes: Aanwezigen, Besproken punten, Besluiten, Actiepunten." Copilot past de tekst in je document aan of voegt een samenvatting toe.
In OneNote
Als je notities in OneNote maakt tijdens de vergadering: selecteer je aantekeningen → Copilot → "Maak hier gestructureerde notulen van met actiepunten." Handig als je al losse punten hebt en die wilt opschonen.
ChatGPT: tips en voorbeeldprompts
Zo haal je het beste uit een transcript in de chat
Tips voor betere notulen met ChatGPT
- Plak het volledige transcript; hoe completer, hoe beter de notulen. Ontbrekende stukken leiden tot gaten of verkeerde interpretaties.
- Geef context in je prompt: type vergadering (projectoverleg, directie, standup), namen van aanwezigen indien bekend, en gewenste structuur.
- Vraag expliciet om secties: Aanwezigen, Agenda/Besproken punten, Genomen besluiten, Actiepunten (met verantwoordelijke en deadline), Open punten.
- Voor alleen acties: "Haal uit onderstaande transcriptie alle actiepunten. Geef per punt: omschrijving, verantwoordelijke, deadline. Als iets niet genoemd is, zet n.t.b."
- Vraag om neutrale, professionele toon en géén letterlijke weergave van discussies tenzij je dat expliciet wilt.
Voorbeeldprompts (kopieer en plak)
Plak onder de prompt je vergadertranscriptie. Klik op "Kopieer prompt" om de prompt te kopiëren.
Basis: notulen uit transcript
Eenvoudige prompt voor gestructureerde notulen.
Uitgebreid: notulen + actietabel
Eerst notulen, daarna acties in een tabel.
Alleen actiepunten
Als je alleen een actielijst nodig hebt.
Met rol en format
Gevorderd: vaste rol en duidelijk format.
Privacy en vertrouwelijkheid
Vergaderingen kunnen vertrouwelijke informatie bevatten. Controleer het beleid van je organisatie voordat je opnames of transcripten deelt met Copilot of ChatGPT. Bij Copilot for Microsoft 365 blijven gegevens binnen de Microsoft-tenant; bij ChatGPT hangt het af van je abonnement en de voorwaarden van OpenAI. Deel geen persoonsgegevens of gevoelige afspraken zonder toestemming.
Veelgestelde vragen
Over opname, Copilot, ChatGPT en nauwkeurigheid
Mag ik vergaderingen opnemen voor notulen?
Dat hangt af van je organisatie en de wetgeving. Informeer deelnemers altijd vooraf (transparantie) en check het opname- en privacybeleid. In veel bedrijven is opnemen toegestaan voor interne notulen mits er geen vertrouwelijke externe afspraken worden besproken zonder toestemming.
Is Copilot in Teams automatisch beschikbaar?
Nee. Copilot in Teams is onderdeel van Copilot for Microsoft 365 en vereist een aparte licentie. Niet elke M365-klant heeft dit. Vraag bij IT na of Copilot voor vergaderingen is ingericht.
Kan ChatGPT mijn Teams-opname verwerken?
ChatGPT verwerkt geen audio direct. Je hebt eerst een transcript nodig. Teams kan na de vergadering een transcript genereren (indien ingeschakeld); dat transcript kun je kopiëren en in ChatGPT plakken. Voor pure audio kun je een tool als Whisper of de transcriptie van Teams gebruiken.
Hoe nauwkeurig zijn AI-notulen?
Ze zijn een sterke eerste versie maar geen vervanging voor controle. Namen kunnen verkeerd worden gespeld, nuance kan verloren gaan, en acties kunnen verkeerd worden toegewezen. Gebruik AI als hulp: altijd nakijken en waar nodig aanvullen of corrigeren.
Copilot vs ChatGPT voor notuleren: wat kies ik?
Vergader je in Teams en heb je Copilot? Dan is Copilot het handigst: weinig handelingen, notulen direct in de vergadering. Werk je met transcripten van verschillende bronnen of wil je maximale controle over structuur en prompt? Dan is ChatGPT (of een andere chatbot) met een goede prompt vaak flexibeler.
Meer lezen
Officiële documentatie van Microsoft en OpenAI
Meer leren over AI in je werk?
Bekijk onze Prompt tips voor algemene instructies over samenvatten, e-mails, agenda's en meer. Of neem contact op voor maatwerk in jullie organisatie.
Prompt tipsContact